Debe haberse dado cuenta de que nos acercamos a ese período del año en el que solemos perder el control en algunas de nuestras actividades en el lugar de trabajo. Las actividades familiares aumentan durante el período vacacional. Es hora de que enviemos y compartamos con amigos y familiares. Por lo tanto, reconocemos este período de celebración como lógico y comprensible. Es por eso que acomodamos el aumento de actividades familiares en nuestra vida laboral.
Es indiscutible que no estará dispuesto a participar en contratos, documentación o en cualquier otra forma de asuntos legales que conciernen a su negocio en este momento. Sin embargo, le aconsejaría que adopte una actitud proactiva, para no encontrar problemas por tal negligencia en el futuro. Las consecuencias pueden incluso ser graves en algunos casos.
De lo que estamos hablando aquí es de contratos comerciales. Quiero que repasemos la importancia de estar atentos al asunto en este artículo.
Firma de contratos con empleados
Es vital asegurarse que los acuerdos firmados con el contratista de recursos humanos o los empleados estén actualizados. También conviene comprobar que se ajustan a la normativa vigente del mercado laboral más reciente.
Cuando revisa estos contratos, evade demandas por incumplimiento en el futuro. También debe revisar todos los contratos comerciales que están a punto de vencer. Compruebe si espera un aumento en el crecimiento o en la cartera de ventas, para poder tomar las medidas necesarias a tiempo.
Contratos con proveedores
Algunas operaciones comerciales pueden aumentar los costos de funcionamiento del negocio. Un abogado comercial debe revisar los contratos comerciales con los proveedores, las cláusulas y los vencimientos futuros. Esto ayudará a evaluar cualquier problema y preverá problemas de última hora que puedan afectar los objetivos establecidos.
También asegurará una preparación adecuada para el aumento de costos en servicios e insumos. Es bueno identificar estos problemas con suficiente antelación para que su abogado comercial pueda llamar a los proveedores y comenzar las negociaciones. Es recomendable realizar algunas llamadas a la competencia de su proveedor para que obtenga más elementos de negociación cuando se siente a discutir los costos.
Contratos con clientes
Este es el momento más adecuado en el que puede trabajar para retener clientes. Debe revisar los datos de sus clientes para obtener un flujo constante de ingresos. Debe tener la lista de contactos comerciales que vence en los próximos dos meses.
Haga una proyección realista para determinar la cantidad de ingresos que perderá la empresa cuando se concluyan los contratos. Luego, debe determinar y establecer una estrategia para la atracción de nuevos clientes o la retención de los existentes. Hacerlo le ayudará a cubrir a aquellos cuyos contratos concluirán. Lo mejor de tomar esta medida es que se esperará una posible caída de beneficios y clientes.
Impacto de la digitalización en la gestión de contratos
A través de herramientas digitales, como plataformas de gestión de contratos y almacenamiento en la nube, las empresas pueden organizar, almacenar y acceder a todos sus acuerdos de manera centralizada, eliminando la necesidad de documentación física que puede ser más vulnerable a pérdidas o daños.
Uno de los mayores beneficios de la digitalización es la automatización de aquellos datos importantes como los recordatorios de vencimientos y renovaciones. Mediante software especializado, las empresas pueden programar alertas que avisen a los equipos responsables cuando se aproximen fechas clave, permitiendo así una preparación proactiva para las negociaciones o ajustes contractuales. Esto minimiza el riesgo de incumplimientos o renovaciones automáticas no deseadas, optimizando el control sobre los términos y condiciones de cada acuerdo.
Ahora bien, la pregunta que muchos se suelen hacer es… ¿Son seguras estas herramientas? Al trabajar con contratos digitales, elegir una plataforma de gestión confiable y segura es esencial para proteger los datos sensibles de su empresa, evitar fraudes y mantener la confidencialidad de sus acuerdos comerciales.
Por eso, muchas emplean cifrado de datos en tránsito y en reposo, asegurando que la información esté protegida en todo momento. Este sistema de encriptación convierte la información en un código ilegible para cualquier persona que intente interceptarla sin autorización, lo que le brinda a su empresa una capa adicional de protección. Con el 2FA, además de la contraseña, se requiere un segundo código de verificación enviado a un dispositivo personal. Esto dificulta que cualquier persona no autorizada pueda acceder, incluso si obtiene la contraseña.
La gestión de riesgos parte del contrato
El primer paso para gestionar riesgos es identificar las posibles amenazas que podrían afectar el cumplimiento del contrato. Estas amenazas pueden incluir incumplimientos de entrega, fluctuaciones de precios, cambios en la normativa, condiciones de mercado desfavorables y problemas financieros de las partes involucradas. Un análisis detallado permite anticiparse a estas situaciones y tomar decisiones informadas.
No todos los riesgos tienen la misma probabilidad de ocurrencia ni el mismo impacto en el negocio. Es importante clasificar los riesgos de acuerdo con su posible efecto en la empresa y la probabilidad de que se materialicen. Esta evaluación permite priorizar los riesgos críticos que deben ser gestionados con mayor urgencia y asignar los recursos necesarios para su mitigación.
Las cláusulas contractuales, por ejemplo, juegan un rol clave en la gestión de riesgos. Incluir disposiciones como cláusulas de fuerza mayor, cláusulas de penalización por incumplimiento y límites de responsabilidad puede proteger a la empresa en caso de eventos imprevistos. Estas cláusulas deben estar redactadas con precisión y en conformidad con la normativa local para que sean efectivas y válidas en caso de disputa.
Una vez firmado, un contrato no debe quedarse en el olvido. De eso hablaremos en el próximo apartado.
Documentos empresariales y su renovación
Su abogado de negocios en Miami debe ayudar a asegurarse de que sus documentos estén actualizados. Esto evitará una posible vulnerabilidad legal. Sería mejor si tuviera el hábito de registrarse, renovar y pagar a tiempo sus licencias, permisos y otros documentos legales.
Siempre debe actualizar cada uno de sus documentos legales antes de su vencimiento. Es posible que algunos de sus documentos deban renovarse durante las vacaciones o en una fecha cerrada. Esta situación puede ser un dolor de cabeza y probablemente generar multas por parte de las autoridades.
Es por eso que debe verificar y actualizar o renovar los documentos a tiempo. Entonces no será víctima de la situación cuando el gobierno reduzca sus horarios de trabajo.
También es importante revisar sus documentos comerciales para tener un alto control sobre sus obligaciones legales. También controle sus flujos de efectivo y gastos antes de que se conviertan en una molestia para su negocio.
Puede dejarlo en manos de su abogado comercial de confianza
Cuando realice cualquiera de los procesos anteriormente mencionados, la presencia de un equipo de abogados de negocios garantizará que las cosas se hagan de acuerdo con la ley.
Él/Ella también lo guiará, a usted y a su negocio, en los diversos asuntos legales para el buen funcionamiento de su negocio. Le brindan todas las posibilidades legales disponibles cuando se encuentra con desafíos y las repercusiones de cada alternativa. Algunas empresas les dan el trabajo de preparar y mantener esta documentación a sus abogados.
Este paso le da al propietario de la empresa la ventaja de tener suficiente tiempo para concentrarse en los asuntos operativos de la empresa.
Markowicz International Law es un bufete de abogados con sede en Miami que se especializa en brindar asesoría legal en derecho internacional y comercial. Nuestro equipo realiza un análisis detallado de los contratos propuestos, señalando cláusulas que puedan ser perjudiciales y proponiendo modificaciones. Además, ofrecemos servicios de negociación para alcanzar acuerdos favorables y minimizar la exposición a riesgos legales.